Die Datei

Die Musterdatei, die auf https://www.prof-mueller.net/beratung/buchhaltung/ zum Download angeboten wird, soll hier erklärt werden.

Die Unternehmen sind verpflichtet, eingehende Rechnungen mit einer Nummer zu versehen und diese bei der Verbuchung anzugeben (= Belegnummer). Es ist kein Problem, für Rechnungen zu sehr verschiedenen Sachverhalten separate Nummernkreise zu bilden. Vergleichbares gilt für Kassenbons. Hier war es in Vor-EDV-Zeiten üblich, ein Kassenbuch zu führen und monatlich neu mit der Nummerierung zu beginnen. Dann wurde das Blatt mit den Eintragungen vor die Belege geheftet. Die zusammengesetzte Nummerierung aus Monat + lfd. Nummer darf weitergeführt werden. Die Abgrenzung wurde früher nach der Zahlungsart vorgenommen. Rechnungen wurden vom Bankkonto überwiesen, Kassenbelege in bar ausgezahlt, Kreditkarten gab es nicht.

Die Digitalisierung hat die Grenzen etwas verwischt und die Abgrenzung nach der Zahlungsart wird schwierig. Eine Unterscheidung ist aber weiterhin sinnvoll. Traditionelle Rechnungen müssen auch noch rechtzeitig bezahlt werden, und die Vermischung mit den bereits bezahlten Kassenbons würde die Kontrolle unübersichtlich und die Verbuchung unnötig kompliziert machen. Maschinelle Kassenbons, die regelmäßig auf Thermopapier gedruckt werden, müssen zeitnah eingescannt werden, um ihre Lesbarkeit für die Zukunft zu gewährleisten.   

Es bietet sich eine rechtliche Unterscheidung in vereinfachte Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStVD und vollständige Rechnungen an. Die können auch unter dem Kleinbetrag von 250 € brutto liegen, sofern das Wahlrecht der Vereinfachung nicht wahrgenommen wurde. Vereinfachte Rechnungen nach § 33 UStDV müssen sofort mit Karte oder in bar bezahlt worden sein, sodass eine Terminkontrolle für eine spätere Überweisung entfällt. Natürlich können auch Einkäufe über 250 € bar oder mit Karte bezahlt werden. Dann benötigt der Unternehmer für den Vorsteuerabzug aber auch eine vollständige Rechnung statt eines Kassenbons. Das sind dann aber recht wenige Fälle, die die Terminkontrolle für die noch zu veranlassenden Zahlungen nicht unübersichtlich machen. Bei der rechtlichen Unterscheidung muss aber bei beiden Belegarten festgehalten werden, ob sie per Bank, Karte oder in bar bezahlt wurden oder werden. Daneben ist es noch möglich, dass Rechnungen nicht bezahlt, sondern verrechnet werden. Das ist insbesondere bei Kartenzahlungen (von Kunden) der Fall. Das Kartenunternehmen erhält hierfür eine Provision, die es sich von der Zahlung für die Kunden abzieht, und hierbei handelt es sich um Aufwand mit Vorsteuer. Die etwas komplizierte Verbuchung wird erleichtert, wenn die besondere Art der Bezahlung kenntlich gemacht wird.

Eine andere Unterscheidungsmöglichkeit wäre, wie in der Vergangenheit nach Zahlungsarten zu trennen und neben Rechnungen und Kassenbelegen die Kartenzahlungen als weitere Belegart aufzunehmen. Die eingeführte Unterscheidung nach Zahlungsarten innerhalb der Belege kann dann bei den Rechnungen für verschiedene Bankkonten und die Verrechnung statt Zahlung genutzt werden. Bei den Kassenbelegen kann berücksichtigt werden, dass vielfach keine physischen Kassenbestände mehr gehalten werden, sondern dass Angestellte, die häufig Bareinkäufe tätigen, hierfür einen permanenten Vorschuss erhalten, sie ihre Belege nur abgeben und dann einmal monatlich abgerechnet und der Vorschuss wieder aufgefüllt wird. Der Chef macht das genauso, meistens aber ohne Vorschuss. Dann sind die Zahlungsarten die verschiedenen einkaufenden Personen.

Die Arbeitsblätter haben den Belegnummern die Jahreszahl (24 für 2024) vorangestellt. Bei der Nummerierung auf den Belegen kann auf die Jahreszahl verzicht werden.

Die Arbeitsblätter „RE“, „KK“ und „Kasse“ sind jeweils gleich aufgebaut. In den Zeilen werden Abschnitten für die 12 Monate gebildet. Unter der Tabelle befindet sich eine  monatsweise Zusammenfassung. Die Spalte B enthält einen Vorschlag für eine Belegnummer, der abgeändert werden kann. Wenn es mehrere Buchunggspositionen für einen Beleg gibt, z.B. bei Einkäufen mit voller und ermäßigter Vorsteuer, kann die Formel B?+1 (? steht für die darüberliegende Zeile) in B?+0 abgeändert werden. Rechts daneben wird in der Spalte C das Belegdatum eingetragen. In der Spalte D wird der Aussteller des Belegs angegeben. Sofern eine Lieferanten-Nr. (= Kreditoren-Nr.) vergeben wurde, ist die hier einzutragen; ansonsten ein Name. In den Spalten AA bis AF wird das Gegenkonto gesteuert. Ist in der Spalte K die Zahlungsart 1 (= Bank) und keine Kredotoren-Nr. eingegeben, wird dieser Betrag dem Personenkonto 99999 (= diverse Kreditoren) zugeordnet. Sonst wird die eingegebene Kreditoren-Nr. verwendet. Bei der Zahlungsart 2 (= Kreditkarte) wird auch dann das Kreditkartenverrechnungskonto angegeben, wenn eine Kreditoren-Nr. in der Spalte D angegeben ist. Das verhindert, dass die mit der Karte bezahlte Rechnung versehentlich nochmals überwiesen wird. Für eigene Auswertungen kann die Information, bei wem wie viel eingekauft wurde, aber weiter genutzt werden. Vergleichbares gilt für die Zahlungsart 3 (= Kasse), nur dass das Kassenkonto hinterlegt ist. Bei der Zahlungsart 4 (= Verrechnung) sind „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ betroffen. Es ist eine Frage der Feineinstellung der Datei auf den konkreten Anwender, ob hier ein Sachkonto oder ein konkreter Debitor angesprochen werden soll.

Die Musterdatei hat drei Arbeitsblätter vorgesehen, aber in jedem Arbeitsblatt die gleiche Unterscheidung nach Zahlungsarten. Bei der Feineinstellung auf die Bedürfnisse des Anwenders müssen hier sicher noch Änderungen vorgenommen werden, besonders im Arbeitsblatt KK (= Kreditkarte).

Die Spalte E nimmt ein Stichwort für den Sachverhalt auf, der später in den Buchungstext übernommen wird. Der Rechnungsbetrag kann in den Spalten I und J wahlweise brutto (mit Vorsteuer) oder netto (ohne Vorsteuer) eingegeben werden. Werden bei einer Rechnung mehrere Positionen differenziert, ist die Eintragung in der Spalte J komfortabler. Die Spalten AG bis AJ übernehmen in Verbindung mit der Eintragung des Steuersatzes in Spalte L die automatische Berechnung und Verbuchung der Steuer. Bei einem Steuersatz von 0 % und einem Sachverhalt, der eine Versteuerung nach dem „Reverse-Charge-Verfahren“ erforderlich macht, ist hier ein Vermerk zu machen. Bei einer leeren Zelle wird nicht von einem solchen Sachverhalt ausgegangen. Es ist darauf zu achten, hier keinen versehentlichen Eintrag zu machen.

Der Kern der Buchung ist die Kontonummer. Für „Otto Normalunternehmer“ ist es verwirrend, aus den 2.000 Kontonummern der Standardkontenrahmen die passende auszuwählen. Dabei können über 90 % aller Rechnungen und Kassenbons als ständig wiederkehrende Standardbuchungen maximal 20-30 Sachkonten zugeordnet werden. Diese 20-30 relevanten Kontonumern kann man sich zurechtlegen. Alternativ könnte man sich für ständig wiederkehrende Vorgänge auf einen Buchstabencode verständigen, wobei die Buchstaben nach der Datenübertragung und vor dem Hochladen in die Buchhaltung durch Kontonummern ersetzt werden. Bei Zweifeln kann die Kontonummer offengelassen und die eingescannte Rechnung mitgeschickt werden.

Auf dieser Website wurde gelegentlich das abgewandelte Kennedy-Zitat verwendet: Frage nicht, was die Unternehmen für die Buchhaltung tun können! Frage, was die Buchhaltung für die Unternehmen tun kann! Dieser Forderung dienen die Spalten „Kostenstelle“ und „Kostenträger“.  

Kauft ein Handwerker Material für einen Auftrag ein, kann er den mit einer von ihm zu definierenden Kostenträgernummer kennzeichnen. Dann sollte auch eine Arbeitszeitstatistik geführt werden, in der die gleiche Nummer verwendet wird. Wegen der Kontrolle des Mindestlohnes sind hier sowiewso Aufzeichnungen vorgeschrieben. Neben den Aufträgen sollte es auch Kostenträgernummern für Produktgruppen geben. Repariert z.B. ein Klempner Heizungen und Wasserleitungen, dann wird es Material nur für Heizungen und nur für Wasserleitungen geben, das nicht für die einzelnen Aufträge getrennt eingekauft wird. Dafür sollte es dann Kostenträgernummern für die Produktgruppe geben.

Der Aufbau einer einfachen Kostenrechnung kann ein strategischer Vorteil sein. Wer seine Gemeinkosten nur über die Arbeitslöhne deckt, kommt zu hohen Stundensätzen. Wer als Handwerker aber auch Maschinenstundensätze und Fahrzeugtagessätze kalkuliert, deckt einen Teil der Gemeinkosten über dieser Sätze und kann günstigere Lohnsätze anbieten als die Mitwettbewerber. In Bezug auf das Fahrzeug und die Maschinen kann dann bei Verhandlungen leichter argumentiert werden, dass dieser Einsatz nötig ist und die Kostensätze angemessen sind.

Zwischen den Konten mit der Frage nach dem „Was“ und den Kostenträgern mit der Frage nach dem „Wofür“ liegt die Kostenstelle mit der Frage nach dem „Wo“, also nach der betrieblichen Funktion, in denen Kosten entstehen. Eine einfache Einteilung wäre z.B.:

Diese Einteilung kann mit der Verwendung der zweiten Stelle verfeinert werden. Der Betrieb kann auf den ganzen Nummernbereich von 10 bis 69 ausgedehnt werden. Der Bereich 90 bis 99 ist für Kostenstellen vorgesehen, die nur einer vorläufigne Erfassung dienen und die dann auf die anderen Kostenstellen verteilt werden, z.B. zunächst Kosten des Betriebsgebäudes mit einer späteren Verteilung auf die betrieblichen Funktionen, die diese Räume nutzen.

Die Auswertungen der Kostenrechnung können weitgehend austomatisiert werden. Die Mehrkosten werden sich nach einem einmaligen Aufwand für die Einrichtung in Grenzen halten.

Die Bankkonten werden heute regelmäßig per electronic banking geführt und die dort gebuchten Transaktionen können zu beliebigen Zeitpunkten meistens im CSV-Format heruntergeladen werden. Die Anordnung der Daten unterscheidet sich aber von Bank zu Bank. In der folgenden Gegenüberstellung werden drei willkürlich ausgewählte Beispiele einer Volksbank, einer Sparkasse und einer überregionalen Bank nebeneinandergestellt.

Der Download wird in das Arbeitsblatt „Daten“ importiert, auf das das Arbeitblatt „Bank“ dann verweist. Bei mehreren Bankkonten braucht man mehrere Arbeitsblätter für die Daten. Das Beispiel der Datei verwendet das Format der Sparkasse.

Den Betrag, der bei den Banken als Plus und Minus dargestellt wird, unterscheidet das Arbeitsblatt in Ein- und Auszahlungen. Das erleichtert die Verbuchung. Wurde vom Unternehmer eine Rechnung bezahlt, sollte die entsprechende RG-Nr. aus dem Arbeitsblatt RE in der Spalte E angegeben werden. Das Konto in der Spalte F ist dann die Kreditorennummer; die Eingabe von Kostenstelle und Kostenträger entfällt. Auch bei erhaltenen Zahlungen von Kunden sollte in der Spalte E vermerkt werden, welche ausgestellte Rechnung bezahlt wurde. Das Konto in der Spalte F ist hier die Kundennummer. Ein Kostenkonto mit Kostenstelle und Kostenträger wird bei Bankbuchungen nur angesprochen, wenn zu den Auszahlungen keine Rechnung vorliegt, insbesondere bei Mieten oder den monatlichen Abschlägen für Strom und ähnliches.

Der regelmäßige Abgleich zwischen Rechnungen und Bank ist auch bei erteilten Abbuchungsermächtigungen wichtig. Hier werden regelmäßig elektronische Rechnungen verschickt oder sie sogar nur in einem Postfach abgelegt, die der Unternehmer aktiv abrufen muss. Für den Vorsteuerabzug müssen die vorliegen, entweder auf Papier oder als Datei. Ein ordentlicher Kaufmann beobachtet sowieso, was auf seinem Bankkonto vorsichgeht.

Die Arbeitblätter Umsatz und Personal sind aktuell nur Merkposten. Hierzu liegen regelmäßig Datenexporte aus der Fakturierung und der Lohnabrechnung vor. Wie bei den Bankkonten gibt es hier unterschiedliche Formate, auf die dann ein Zugriff gelegt werden muss.

Die Vorlage ist in jedem Fall an die Bedürfnisse der einzelnen Unternehmen anpassungsfähig.